Geht es um Software-Dienstbestleistungen, ob im privaten oder öffentlichen Sektor, dann ist den Meisten ein Thema besonders wichtig: Sicherheit. Seit 2018 ist daher die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aktiv und soll der Arbeit mit personenbezogener Daten eine neue gesetzliche Grundlage bieten, damit die Rechte von Bürgerinnen und Bürgern im digitalen Raum besser geschützt werden. Aber nicht nur verpflichtete Organisationen müssen ihre IT-Lösungen nach den Vorgaben der DSGVO prüfen, sondern auch Privatpersonen wollen Ihre eigenen Daten besser schützen.
Es stellt sich die Frage, welche Software DSGVO-konform ist und wie man das überprüfen kann? Ist Open-Source-Software sicherer als proprietäre Software, weil sie öffentlich zugänglich ist? Im Folgenden sollen diese Fragen beantwortet werden, ebenso wie einige Beispiele für sichere Software vorgestellt werden, die für die Arbeit mit sensiblen Daten in öffentlichen Verwaltungseinrichtungen geeignet sind.
Open-Source ist nicht gleich DSGVO
Open-Source Dienstleistungen sind oft mit dem Anspruch verbunden, datenschutzfreundlich und transparent zu sein. Doch auch wenn sie den Nutzer:innen mehr Freiheit und Kontrolle über ihre Daten bieten, bedeutet das nicht automatisch, dass dieser Softwaretyp auch DSGVO-konform ist. Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten, die nicht nur von der Art der Dienstleistung, sondern auch von der konkreten Benutzungsweise abhängen. Es kann etwa einen Unterschied machen, welche Daten erhoben werden, wie sie verarbeitet und gespeichert werden oder über welchen Server die Dienstleistung läuft.
Die Anforderungen der DSGVO gelten sowohl für die private und wirtschaftliche Sphäre, als auch für öffentliche Verwaltungsprozesse. Letztere sind besonders hervorzuheben, da dieser Bereich einen ständigen Zugang zu der sensibelsten Art von Daten hat und der Schutz dieser Informationen höchste Priorität haben muss.
Wichtig: Open-Source und DSGVO sind generell getrennt voneinander zu betrachten. Die beiden schließen sich nicht aus, bieten sich aber gegenseitig Vorteile. So kann die von Open-Source hergestellte Softwaretransparenz z.B. auch als Nachweis der DSGVO-Konformen Datenverarbeitung dienen. Trotz der vielen Vorteile von Open-Source gibt es weiterhin eine Vielzahl kostenloser, aber proprietärer Dienstleistungen, die „nur“ DSGVO-konform sind und ebenfalls einen hohen Datenschutzstandard bieten.
Mit diesen Tools zum Erfolg!
Im Folgenden stellen wir 15 Tools vor, die helfen können, die Arbeit effizienter und schneller zu erledigen. Ob es sich um Kommunikation, Organisation, Kreativität oder Produktivität handelt, diese Tools bieten praktische Lösungen für verschiedene Herausforderungen im Arbeitsalltag.
Disclaimer: Alle von uns vorgestellten Tools sind mindestens in ihrer Basic-Version für den Privatgebrauch oder den öffentlichen Gebrauch kostenlos zu verwenden und DSGVO-Konform (Stand Juli 2023). Testen Sie diese gerne aus und berichten Sie uns über Ihre Erfahrungen oder teilen Sie uns andere IT-Anwendungen mit, die Sie für hilfreich befunden haben.
Persönliche Produktivität
LibreOffice. Mit LibreOffice erhalten Sie nicht nur eine kostenlose Alternative zur Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint und Excel), es lassen sich auch Dateitypen der Konkurrenz ohne Probleme öffnen und bearbeiten. Die populäre Open-Source-Software bietet Ihnen regelmäßige Updates, ebenso wie viele downloadbare Erweiterungen.
Koalendar. Bei Koalendar haben Sie die Möglichkeit, schnell und einfach Online-Meetings zu vereinbaren. Verbinden Sie Ihren Google Kalender mit dem Tool, teilen Sie Ihren persönlichen Link mit anderen und schon können diese sich einen freien Termin reservieren.
Thunderbird & Open-Xchange. E-Mails lassen sich einfach und kostenlos mit den digitalen Postfächern von Thunderbird oder Open-Xchange managen.
Firefox & Brave. Bezüglich Browser gibt es mit Firefox und Brave gleich zwei gute Anwendungen. Mozilla Firefox ist ein Open-Source-Browser, der auf vielen Plattformen verfügbar ist und für seine Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit bekannt ist. Brave dagegen ist ein relativ neuer Browser, der sich durch einen Fokus auf Datenschutz und Sicherheit vermarktet und z.B. mit integrierten Werbeblockern punkten kann.
Bitwarden. Der Passwortmanager bietet einen sicheren Ort um Passwörter zu speichern, und hilft ebenso bei der erstmaligen Generierung dieser.
Arbeit im Team / Kollaboration
Zenkit. Mit Zenkit lässt sich ein virtueller „Workspace“ individuell gestalten. Ob allein oder im Team, für die Projektplanung, für Umfragenerstellung und -auswertung oder auch für To-do-Listen und Chats.
Nextcloud. Eine Open-Source Cloud, die für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit designt wurde und im Austausch von Daten hilft. Optional können neben der Cloud-Anwendung ebenfalls Kalender und Kontakte verwaltet werden, ebenso wie Chats und Videokonferenzen durchgeführt werden.
Jitsi & Sichere-Videokonferenz Mit Jitsi kann man ohne Registrierung oder Installation Videokonferenzen inklusive Bildschirmübertragungen veranstalten. Es gibt Funktionen zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung und vieles mehr. Die Open-Source-Software ist auf verschiedenen Servern nutzbar, Sichere-Videokonferenz.de bietet dafür zum Beispiel die Webanwendung auf einem deutschen Server.
Tools für Organisationen
Odoo. Eine integrierte Suite von Open-Source-Anwendungen, die viele der obigen Funktionen in nur einem System abdeckt. CRM, DMS, Bürgerportale, e-Signaturen, Webseiten, Shopsysteme, Newsletter, Inventuren, Projektmanagement und viele weitere Funktionen werden angeboten. Das Wertversprechen des Unternehmens ist, eine einfache Bedienung und eine volle Integration aller Abläufe.
Superset. Wer aus großen Datenmengen relevante Informationen beziehen will, dem kann Superset behilflich sein. Diese Open-Source Software dient zum Durchforsten und Visualisieren von wichtigen Daten, um z.B. datenfundierte Entscheidungshilfen und Prognosen zu gestalten, ist jedoch in der Anwendung etwas technischer.
Matomo. Die kostenlose Alternative zu Google Analytics kann auf eigenen Servern installiert und betrieben werden, sodass die Weitergabe sensibler Daten an Dritte verhindert werden kann.
ChatGPT. Zuletzt empfehlen wir Ihnen, die Vorteile von künstlicher Intelligenz(KI) zu nutzen. ChatGPT, als gegenwärtig populärste KI kann unter anderem Inhalte zusammenfassen oder auch neue Konzepte brainstormen. Wenn Sie mehr erfahren möchten, wie ChatGPT bei verschiedensten Aufgaben assistieren kann, dann haben wir hier weitere Informationen für den Einsatz von ChatGPT in der öffentlichen Verwaltung.
→Aber Achtung: Wie im ersten Teil dieses Artikels erwähnt, lassen sich keine allgemeinen Aussagen darüber treffen, ob ein bestimmter Dienstleistungs- oder Software-Typ grundsätzlich DSGVO-konform ist oder nicht. Es kommt immer auf den konkreten Fall an! Wichtige Faktoren sind vor allem die Betreiber und Standorte der genutzten Server.
Neues wagen und Erfahrungen sammeln
Höhere Anforderungen an Dienstleistungen mit personenbezogenen Daten müssen nicht gleich zur Verzweiflung führen. Sowohl für den Privatgebrauch als auch für den öffentlichen Sektor gibt es inzwischen eine Vielzahl von Anwendungen und Entwicklern, die sich der Verantwortung personenbezogener Datenverarbeitung bewusst sind.
Unsere Empfehlung: Seien Sie entdeckungsfreudig, neues auszuprobieren, aber nehmen Sie immer eine sorgfältige Prüfung vor, bevor Sie sich für eine Software entscheiden. Es gibt auch einige Webseiten die Ihnen dabei helfen können, die Datenschutzaspekte einer Software zu überprüfen
