Vor dem Hintergrund, dass bis 2030 mehr als ein Drittel der Beschäftigten im öffentlichen Dienst fehlen sollen, und angesichts des wachsenden Drucks seitens Öffentlichkeit und Politik, eine führende Position in europäischen Ranglisten zurückzugewinnen, steht Deutschland vor der langen Aufgabe, seine digitale Infrastruktur zu überholen.
In diesem Licht wird das Thema ERP-Systeme für Verwaltungen immer interessanter, da die Systeme große Potenziale zur Steigerung der operativen Effizienz und zur Optimierung von Prozessen bergen. Sowohl aus der Erfahrung der Experten unserer Forschungskooperation, als auch aus Interviews mit ERP-Experten haben wir wertvollen Input gesammelt, um die aktuelle Lage von ERP Systemen in der öffentlichen Verwaltung zu erörtern, und um häufige Fragen rund um das Thema ERP zu beantworten.
Wie ERP-Systeme enorme Potenziale realisieren können
Wie funktionieren ERP-Systeme und was macht sie besser als andere Lösungen? Zunächst einmal: Wenn hier von “anderen” oder “gängigen” Lösungen die Rede ist, sind isolierte Systeme und Einzelanwendungen gemeint, die sich in ihrer Funktion der Bearbeitung eines einzelnen Bereiches widmen.
Hierfür ein Beispiel: Eine Stadtverwaltung hat z.B. eine Software für die Personalverwaltung, eine andere Software für das Meldewesen, und eine dritte für die Planung von Raumbuchungen. Jede Software deckt nur einen Bereich und Anwendungsfall ab, und in jedem Fall erfolgt die Datenverarbeitung separat. Die Arbeit zwischen den Systemen läuft über zahlreiche Medienbrüche, und durch die separaten Lizenzkosten kommt das ganze auch noch teuer.
ERP-Systeme hingegen arbeiten integrativ, indem sie Daten aus z.B. Personalverwaltung und Meldewesen (sog. “Modulen”) in einem großen System zusammenbringen. Im Gesamtsystem ERP sind die einzelnen Module im Hintergrund effizient verkabelt, mit nur minimalen Kompatibilitätsproblemen oder Kontextwechseln. Die vielen Schritte, die vorher separat betätigt werden mussten, sind in einem solchen System weitreichend automatisierbar, da die Systeme miteinander “reden”. Obendrauf wird es möglich, dass die Fallbearbeitung zunehmend selbstständig erfolgt, und nur noch für Ermessen und Beurteilungsspielraum, und ggf. Absegnungen, überhaupt noch Hand angelegt werden muss.
Um sich die integrierte Natur eines ERP Systems besser vorstellen zu können, möchten wir das praktische Beispiel einer Stadtverwaltung näher durchleuchten: In dieser Stadtverwaltung werden Einwohnermeldewesen und Steuerverwaltung separat gepflegt. Für beide Bereiche gibt es eine eigene Software-Anwendung, und die Datenverarbeitung erfolgt separat. Sind diese beiden Abläufe nun in einem ERP abgebildet, können die vorher separaten Anwendungen nun miteinander kommunizieren. Sie greifen auf dieselbe Datenbasis zurück und können aufeinander reagieren. In der Praxis würde so z.B. die Aktualisierung der Einwohnerdaten im Einwohnermeldewesen automatisch zu entsprechenden Anpassungen in der Steuerverwaltung führen, um sicherzustellen, dass Steuerzahlungen korrekt erfasst werden. Einer der größten Vorteile von ERP-Systemen besteht in der Anpassungsmöglichkeit der Systeme, die durch zusätzliche Programmierung einen Feinschliff bekommen können.
Um aus einem breiten Spektrum an Erfahrungsberichten schöpfen zu können, haben wir sowohl mit Experten vor der eigenen Tür unserer Forschungskooperation, als auch mit erfahrenen Kollegen aus unterschiedlichen ERP-Beratungshäusern gesprochen. Finnigan Lutz, Gründer und ERP-Experte der Zukunft digitale und offene Verwaltung, ist davon überzeugt, dass die Effizienz von ERP-Systemen ein Must-Have sein wird, gerade für Verwaltungen, die von erheblichem Personalmangel betroffen sind. “Wir steuern auf eine Zukunft der Verwaltung zu, in der immer mehr Verwaltungsaufgaben von immer weniger Personal bewältigt werden müssen.“ Auf lange Sicht müssen Verwaltungen die Effizienz von ERP-Systemen zum Standard erheben.
Dass durch ERP-Systeme enorme Vorteile entstehen, erklärt uns auch Johannes Müller, Incubation Director und ERP-Experte bei Unit4: “Moderne ERP-Systeme sollen manuelle Aufwände massiv reduzieren und dadurch die Arbeit effizienter und zufriedener gestalten”. Oft höre er von Kunden, wie mühselig der Aufwand ist, der durch separate Anwendungen entsteht: Beispielsweise wenn zunächst Daten in Excel erstellt werden müssen, diese dann manuell in ein Buchhaltungssystem übertragen werden müssen, um dann in weiteren, etlichen Schritten verarbeitet zu werden. Dies sei “eine komplett fragmentierte und undurchsichtige Landschaft an Systemen, die enormen manuellen Mehraufwand schafft”, wie Müller die gängige Verwaltungsarbeit ohne ERP-Lösung beschreibt.
Neben den hohen Aufwänden in Arbeitszeit und -kraft stünde durch diese fragmentierte Arbeitsweise sogar die Sicherheit von Projekten auf dem Spiel: ”Es gibt Statistiken, die belegen, dass sich auf über 100 Zeilen in Excel einige Fehler einschleichen. Ein Großprojekt, dessen Budget aufbauend auf diesen Fehlern eingeplant wird, ist natürlich problematisch”, so Müller. Hier biete ERP-Software, u.a. durch seine offene Softwarearchitektur, viel bessere und einfachere Möglichkeiten, Fehler zu vermeiden.
Wann braucht man ein ERP-System?
Eine Umstellung auf ein ERP-System soll, wie jede Umstellung, einen Mehrwert bieten. Sprich: Eine Verbesserung in Bezug auf das alte System oder die Systemlandschaft, die abgelöst wird. Der Einsatz von ERP-Software ist vor allem dann sinnvoll, wenn durch die Integration vieler Informationen in einem System große Vorteile entstehen. Dabei spielt vor allem die aktuelle Anzahl an separat genutzten Tools eine Rolle, denn je mehr verschiedene Tools genutzt und aufeinander abgestimmt werden müssen, desto größer ist der Schmerz der Medienbrüche, und desto größere Abhilfe kann ein ERP schaffen.
Gerade wenn Abteilungen, Innovationszentren oder Unterorganisationen im Neuaufbau stehen und sich erkennen lässt, dass eine gemeinsame, einheitliche Infrastruktur Vorteile bringt, ist ein ERP-System anderen Systemen vorzuziehen. Im Sinne des Behördenalltages gesprochen ist ein ERP-System ausdrücklich zu empfehlen, wenn Fachverfahren und Prozesse über viele aufwändige Medienbrüche und Verzögerungen laufen, und diese durch ein einheitliches Verwaltungssystem, wie ein ERP, stark verringert werden können.
Eine häufige Herausforderung besteht darin, dass sich die Investition in ein komplettes ERP-System oft nicht lohnt, wenn nur ein einziger Prozess als Insellösung digitalisiert werden soll. Ist jedoch von mehr als nur einem Prozess die Rede, so können die Synergien eines ERP-Systems zum Tragen kommen, wodurch anwendungsübergreifende Ersparnisse in Zeit und Aufwand die Kosten ausgleichen können. Oft wird in der Praxis vorerst mit einer kleinen Untermenge an Prozessen angefangen, bevor weitere Bereiche in das ERP-System eingegliedert werden.
Auf die Frage, ob denn nicht im Prinzip jedes Amt von einem ERP-System nur profitieren könne, empfiehlt Lutz eine differenzierte Betrachtungsweise: “Da spielen viele Faktoren eine Rolle, wie die Größe einer Belegschaft, aber auch die Quantität ihrer Aufgaben. Die Investition muss finanziell überlegt sein. Oft ist es einfacher, in einem separaten Umfeld anzufangen, ohne viele technische Altlasten. So kann man leichter ein Gefühl für das ERP-System bekommen, wenn es vorerst in einer Abteilung oder einem Verwaltungsorgan eingeführt wird. Die Nachfrage nach mehr ERP wächst üblicherweise stark, wenn die ersten handfesten Vorteile im Alltag spürbar werden.”
In Einstimmigkeit verweist Müller auf die verschiedenen Anforderungen des Kunden: ”ERP ist eine komplexe Lösung… Man muss sich fragen, wo der Schuh beim Kunden drückt und was Sinn macht. Meist hängt das mit der Größe [des Amtes] zusammen, denn oftmals geht Größe auch einher mit Komplexität.” Von der Idee, einem Amt eine ERP-Software als allgemeine One-Size-Fits-All Lösung aufzudrücken, raten beide Experten rigoros ab.
Funktionieren ERP-Systeme auch in der Verwaltung?
ERP-Systeme haben eine überraschend lange Entstehungsgeschichte und sind auch heute noch ein stark wachsender Organisationstrend. Da ERP-Systeme seit Beginn der freien Marktwirtschaft angewandt wurden, waren ihre Funktionen zunächst auf die Anforderungen der “klassischen” Produktionsfabrik zugeschnitten. Materialwirtschaft, Produktion und Vertrieb aufeinander abzustimmen war unter den ersten großen Aufgaben von ERP-Systemen. Mittlerweile integrieren die Systeme auch Facetten wie das Personalwesen, Finanzwesen, Dokumentenmanagement, die Beschaffung, Berichterstattung, Controlling, Wissens- und Projektmanagement und viele weitere Bereiche. Ein ERP-System ist daher in der Verwaltung so wirksam, weil es diese behördenrelevanten Bereiche in eine einheitliche Steuerung integriert.
Die Frage, ob ERP-Systeme auch in der Verwaltungspraxis so gut funktionieren, wie in der Wirtschaft, beantwortet die aktuelle Studienlage Stand Mai 2024 nicht. Denn während laut einer Studie in 2021 über 80% der Großunternehmen in Deutschland ein ERP -System nutzen, haben deutsche Verwaltungen erst und vor allem im Zuge der Digitalisierungsvorhaben des Bundes in den vergangenen Jahren verstärkt damit begonnen, sich mit ERP-Systemen zu beschäftigen. Genaue Zahlen, die den aktuellen Einsatz von ERP-Systemen in der Verwaltung beschreiben, sind daher noch abzuwarten.
Ein Blick über die Ländergrenzen hinweg verrät mehr. Anhand internationaler Beispiele lässt sich erkennen, dass ERP-Systeme selbst in komplexen Verwaltungslandschaften wegweisend sein können. Zum Beispiel wird in der Bildungsverwaltung in ganz Portugal das jährliche Matching von Lehrkräften und Schulen über ein ERP-System gesteuert, welches über 150 Altsysteme ersetzen konnte.
Die Stadt Port Moody in Kanada konnte beispielsweise auch durch den Einsatz eines ERP-Systems eine Arbeitszeiteinsparung von ca. 18% durch Budgetierungsfunktionen geltend machen. In diesem Fall wurde u.a. erreicht, das vorhandene Budget monatlich statt jährlich zu aktualisieren, mit dem Ergebnis, dass man interne Vorhaben flexibler auf die verfügbaren Mittel abstimmen konnte. Diese und weitere Beispiele im internationalen Kontext zeigen auf, wie sich durch ERP-Systeme beachtliche Vorteile für die Effizienz und Arbeitslast in Verwaltungen ergeben.
Welches ERP-System ist das richtige?
Um das passende System für den eigenen Anwendungsfall auszuwählen, bedarf es mehreren gründlichen Abwägungen. Welche Ziel- und Nutzergruppe, welche Geschäftsbereiche sollen abgedeckt werden? Wie passen die Kosten auf die IT-Anforderungen? Eines ist bereits klar: Das ERP-System selbst muss als Fundament mindestens die technischen, organisatorischen und gesetzlichen Anforderungen einhalten.
Es gibt nicht das perfekte ERP-System, welches für alle Anwendungsfälle das richtige ist. ERP-Systeme sind nämlich Produkte, deren Leistungsfähigkeit stark nach Hersteller variiert. Gut beraten sind Verwaltungen schon einmal mit Unternehmen, die auf ihre Branche spezialisiert sind und ihren Arbeitskontext bereits kennen. Doch welche Punkte sind zu beachten? Wir haben hier mehrere Facetten aufgelistet, die bei der Entscheidung eine wichtige Rolle spielen und nicht außer Acht gelassen werden sollten.
Modulumfang: Wenn das ERP-System einen möglichst großen Umfang an Modulen und Prozessen abdeckt, ist ein breiter Spielraum zur Integration der Prozesse gewährleistet. Es wird möglich, nach und nach mehr Anwendungsfälle über das ERP-System abzubilden, und man stößt nicht direkt an die technischen Grenzen eines Systems.
Kosteneffizienz: Die Implementierung erfordert ein Budget und löst Umstellungsprozesse aus. Dies sollte im Hinblick auf das Vorhaben gerechtfertigt sein.
Integration in bestehende Abläufe: Während der Umstellung auf ein ERP-System ist es üblich, dass das neue System stellenweise noch mit alten Systemen verknüpft sein muss, damit alles glatt läuft. Hier hilft es, sich eine Übersicht der notwendigen Schnittstellen zu erstellen und bei der Systemwahl auf vorhandene Integrationsmöglichkeiten zu achten. Lassen sich mittels Sonderanpassungen notfalls auch Schnittstellen programmieren?
Struktur des ERP-Ökosystems: Die Wahl des ERP-Systems beeinflusst viele Faktoren, von der Verfügbarkeit von Expertise und Wissen, zu den Kosten einer Beratung oder Anpassung. Kleine, lokale ERP-Anbieter bieten oft intensive Betreuung, sind jedoch auf ein lokales Umfeld beschränkt und haben oft ein Wissensmonopol über ihr System. Internationale Anbieter hingegen profitieren von Netzwerk- und Skaleneffekten sowie einer größeren Konkurrenz unter Beratern und Dienstleistern, was sich positiv auf die Preise auswirken kann.
Einführungsmodell: Welche Optionen existieren in dem ERP-Ökosystem für die Einführung des Systems? Wird empfohlen, auf professionelle Beratung zurückzugreifen, oder ist die Software lediglich für die Selbstinstallation verfügbar? Bei dem Einführungsmodell spielt die Kultur und technische Affinität der eigenen Organisation auch eine Rolle: Wenn z.B. auch Begleitung im organisatorischen Wandel erwünscht oder notwendig ist.
Bedienbarkeit: Die Bedienbarkeit und Komplexität einer Software kann ein kritischer Punkt sein, sowohl für den ersten Eindruck, als auch für den langfristigen Erfolg des Systems. Idealerweise verringert das ERP-System die optische Komplexität von Abläufen für Anwender:innen und ist in vielen Aspekten benutzerfreundlich und intuitiv.
Eingliederung in die IT-Landschaft: Ist es vorgesehen, das ERP-System lokal mittels der eigenen IT-Kapazität und Infrastruktur zu betreiben, oder soll eher auf externe Angebote zurückgegriffen werden? Sind die notwendigen Kapazitäten vor Ort verfügbar, um den sicheren Betrieb zu gewährleisten?
Das ERP-System baut auf Open-Source: Wir haben bereits viel über den Software Lock-In Effekt geschrieben, welcher durch geschlossenen Quellcode (Closed-Source) entstehen kann. Unserer Recherche nach ist es für deutsche Verwaltungen von Vorteil, IT-Abhängigkeiten durch den Einsatz von Open-Source-Software zu verringern.
Organisatorische Einführung des ERP-Systems
Nach den Entscheidungen für Soft- und Hardware gilt es nun, das ERP-System auch in der Praxis bedienbar und wirkungsvoll einzubinden – denn im realen Arbeitsalltag gelten oft ganz andere Anforderungen und praktische Hürden, die sich zwischen den Zeilen verbergen. Neben den typischen Schritten einer ERP-Einführung, durch Workshops, Softwareanpassungen, Trainings und einem Software-Go-Live, ist natürlich hier vom Faktor Mensch die Rede.
“In der Verwaltung wird teilweise mit 30, 40 Jahre alter Software gearbeitet… Einem Menschen, der schon Jahrzehnte auf dieselbe Art und Weise arbeitet, jetzt zu erklären, dass es anders besser geht, das ist die größte Herausforderung dabei.”
– Johannes Müller
Müller verdeutlicht regelmäßig die Bedeutung des Faktors Mensch bei Veränderungsprozessen: “Für die Implementierung der Software, dafür gibt es Experten. Das ist nicht die Herausforderung. Aber ein Mensch, der das jetzt 20 Jahre auf seine Weise gemacht hat… Der Mensch, der diese Software benutzt, wenn der nicht will, dann kann man die komplette Einführung vergessen.” Dass Change Management – das Begleiten von Beteiligten durch Veränderungsprozesse – der wichtigste Teil einer ERP-Implementierung ist, wird während der Gespräche mit beiden Experten immer wieder deutlich.
Amts- und Behördenleitungen sind also gut darin beraten, ihr Augenmerk über die technischen Spezifikationen hinaus auf die Kommunikation mit dem Team und mit der Organisation zu legen. Wie diese Kommunikation in der Praxis gestaltet werden kann, haben wir in unserer Artikelserie Change Management Teil I und Change Management Teil II aufgearbeitet.
Durch die richtige Kommunikation eines Änderungsbedarfes kann bei der Belegschaft ein Willkommensklima für die ERP-Einführung entstehen. Von einer Implementierung über die Köpfe der Angestellten hinweg halten beide Experten nichts: “Wenn eine große Ablehnung innerhalb der Belegschaft selbst vorherrscht, wird die Einführung nie erfolgreich sein. Selbst, wenn das Management versucht, das mit aller Gewalt reinzudrücken”, so Müller.
Fazit
ERP-Systeme bieten eine erhebliche Steigerung der Arbeitseffizienz, indem sie Personen und Prozesse auf einer einheitlichen Datenbasis integrieren und verknüpfen. Somit können Medienbrüche vermieden und Effizienzen verwirklicht werden, um viel Zeit und Aufwand zu sparen. Die Herausforderungen liegen bei der Einführung von ERP-Systemen in den systematischen Veränderungen und dem organisatorischen Wandel, welcher innerhalb der Verwaltung im Laufe einer ERP-Einführung ausgearbeitet werden kann.
Eine erfolgreiche Implementierung eines ERP- Systems ist keine Top-Down Entscheidung, sondern eher ein Vorhaben, welches gute Planung, Kommunikation und auch eine gewisse Bereitschaft zur Veränderung erfordert. Trotz der vermeintlichen Komplexität bergen ERP-Systeme durch ihre integrative Natur einzigartige Vorteile für die Organisationen und Teams, die sich für sie entscheiden.
Weiterführende Links:
eGov-Campus Kurseinheit zu ERP-Systemen in der Verwaltung
LinkedIn Profil von Johannes Müller
LinkedIn Profil von Finnigan Lutz
