Change Management in der Verwaltung

Was Change Management wirklich ist.

Change Management

30. Januar 2024

Susanna Kuper & Finnigan Lutz

Eigentlich bräuchte es gar kein Change Management. Immerhin zeichnet sich der Mensch durch seine natürliche Anpassungsfähigkeit aus – wir können uns an fast alles gewöhnen. In den von uns geschaffenen organisatorischen Strukturen scheint jedoch die Selbstverständlichkeit dieser Anpassungsfähigkeit zu schwinden. Besonders in der öffentlichen Verwaltung wird die natürliche Anpassungsfähigkeit häufig durch negative Gefühle wie Stress ersetzt, was die Notwendigkeit eines effektiven Change Managements unterstreicht.

Mit dieser Beitragsreihe tauchen wir ein in das Thema Change Management und erörtern, worum es beim Change Management im Kern geht. Dabei gewähren uns spannende Einblicke sowohl der erfahrene Change Manager und Professor Markus Kaiser, der Veränderungsprozesse zahlreicher Organisationen begleitet hat, als auch Verwaltungsinfluencerin, Podcasterin sowie langjährige Bundesbeamtin und Juristin Dr. Dorit Bosch, die inzwischen als Coach Behörden bei der Transformation unterstützt.

Veränderung ist mehr als nur ein Prozess- sie repräsentiert Wachstum. 

Es besteht eine fast unsichtbare Verbindung zwischen Change und Wachstum, sowie zu dem häufig damit verbundenen Stress, wenn uns Veränderungen angekündigt werden. An dieser Verbindung sollte Change Management ansetzen, indem es einen Raum schafft, in dem Menschen nicht nur ihr eigenes Potenzial entfalten können, sondern auch aktiv zum Wachstum anderer beitragen. Das Ziel ist die Gestaltung einer Umgebung, die nicht nur die berufliche, sondern auch die persönliche Entwicklung fördert.

Stress als biologische Reaktion auf Veränderung 

Um Veränderungen in der Außenwelt erfolgreich zu meistern, hilft ein tiefer Blick ins Innere. Hier verursachen Veränderungen oft den unsichtbaren Begleiter Stress. Doch was passiert genau im Körper, wenn Stress entsteht?

  • Die Hormone Adrenalin und Noradrenalin werden freigesetzt: Sie bereiten den Körper auf belastende Stresssituationen vor. Dabei beschleunigt sich der Herzschlag und die Atmung; außerdem steigt der Blutdruck und der Blutzuckerspiegel.
  • Die Hirnregion Amygdala, das Angstzentrum, wird aktiv: Sie ist maßgeblich für das Stressempfinden verantwortlich und schaltet sich ein, wenn das Gehirn eine Situation als neu und potenziell gefährlich einschätzt. Die Amygdala löst die Ausschüttung des Stresshormons Cortisol aus, welches das Verhalten beeinflusst:  die Amygdala ist eng verbunden mit einem Teil des limbischen Systems, der wichtig für die Verarbeitung von Emotionen ist. 
  • Die Amygdala startet die Stressreaktion: Erreicht die  Nervenaktivität eine bestimmte Schwelle,  aktivieren sich Kampf- und Fluchtreaktionen. Hormone und andere Botenstoffe sorgen dafür, dass der Körper mehr Sauerstoff und Energie erhält, um schnell zu handeln. 
  • Stressabbau: Nach der Stresssituation entspannt sich der Körper, was essentiell für die Gesundheit und Regeneration ist. Beim Stressabbau hilft besonders Bewegung, Sport oder Schlaf
  • Stress als unterstützender Mechanismus: Stress an sich ist erstmal nicht zwangsläufig negativ; er unterstützt den Körper dabei, belastende Situationen zu bewältigen und sich an Veränderungen anzupassen. 
  • Was, wenn der Stress bleibt? Bei chronischem Stress führt jedoch ein konstant hoher Cortisolspiegel zu anhaltender Belastung und Überforderung, was Herz- Kreislauf- Probleme, Schlafstörungen, Appetitlosigkeit und ernsthafte Probleme verursachen kann. 

Vom Schmerz zum Wachstum: die transformative Kraft der Veränderung

Mit den Erkenntnissen der Biologie wird es einfach nachzuvollziehen, warum es Change Management trotz der natürlichen Anpassungsfähigkeit doch braucht. Obwohl es zunächst den Anschein hat, dass Change Management Stress mit sich bringt, ist es wichtig zu verstehen, dass Stress nicht zwangsläufig vermieden werden sollte. Stress ist eine natürliche (Überlebens-)Reaktion, die oft mit Veränderungen einhergeht. Die Belastung führt zu biologischen und körperlichen Reaktionen, die oft mit Anstrengung oder emotionalem Schmerz verbunden sind.

Der Schmerz entsteht, wenn wir uns von Vertrautem lösen, er signalisiert jedoch gleichzeitig eine Phase des Wachstums. Die Angst vor dem Unbekannten begleitet diesen Prozess, doch sobald wir uns dem Unbekannten stellen, erkennen wir oft, dass Schmerz und Unsicherheit einen notwendigen Übergang verdeutlichen. Der Weg von Stress und Angst hin zu Wachstum und Transformation wird zu einem wesentlichen Aspekt, der die persönliche und berufliche Entwicklung fördert. Um die Übergänge von Vertrautem und Komfort hin zu Wachstum besser zu verstehen, schauen wir uns das Komfortzonenmodell an.

Leben in der Komfortzone?

  • Komfortzone: In der Komfortzone haben wir ein Gefühl von Sicherheit und Kontrolle. Dies ist ein Ort der Entspannung, der aber auch zu Stagnation führen kann.
  • Angstzone: Veränderungen werden angekündigt und die Notwendigkeit, die vertraute Komfortzone zu verlassen, löst oft eine Vielzahl von Ängsten aus. 
  • Lernzone: Wenn wir die Lernzone erreichen, haben wir die Angstzone überwunden und gewinnen durch Herausforderungen und Möglichkeiten, Fähigkeiten für den erfolgreichen Umgang mit Veränderungen. 
  • Wachstumszone: Durch aktive Teilnahme an der Wachstumszone   erweitern wir kontinuierlich unsere Komfortzone, schätzen unsere Talente und entwickeln neue Fähigkeiten, um Veränderungen erfolgreich zu bewältigen.

Das Ziel des Komfortzonen- Modells ist es, Menschen dazu zu ermutigen, bewusst ihre Komfortzone zu verlassen und sich über die Lernzone in die Wachstumszone zu begeben, um persönliches Wachstum und Entwicklung zu erfahren. Die Idee ist, durch die Auseinandersetzung mit neuen Herausforderungen und dem Erlernen neuer Fähigkeiten die Grenzen der Komfortzone zu erweitern. 

Auch in der Rolle als Führungskraft ist es entscheidend zu erkennen und anzuerkennen, dass es sich in einem Change-Prozess um einen Wachstumsprozess handelt, den die Mitarbeitenden durchlaufen. Es ist wichtig, dies zu akzeptieren und auch diejenigen einzubeziehen, die nicht sofort bereit sind, sich vollständig auf die Veränderung einzulassen.

Was ist dein Herzensprojekt?

In der Welt des Change Managements offenbart sich eine faszinierende Facette, wie Dr. Bosch verdeutlicht: Menschen sind im Grunde nicht gegen Veränderung, vielmehr zeigen sie eine natürliche Neigung zur Veränderung, sofern sie diese aus eigenem Antrieb gestalten können. Die Bereitschaft zur Veränderung liegt oft darin, dass Menschen nicht gerne von anderen oder über ihre Köpfe hinweg verändert werden. In diesem Zusammenhang gewinnt die Bedeutung von Motivation, Leidenschaft und positiver Energie enorm an Gewicht, die eine treibende Kraft in Change-Prozessen darstellen kann.

“Gleichgültigkeit ist wirklich der absolute Killer von Transformation.”

Viele der Beispiele sind auf die eine oder andere Art Informationsverschleiernd, obwohl sie trotzdem positive Auswirkungen und Nutzen haben. Dennoch ist es nicht richtig, Verwaltungskultur als verschroben darzustellen – viele Ämter und Kommunen werden kaum von den oben genannten Beispielen gehört haben, oder sind kulturell und organisatorisch weit davon entfernt. In jedem Fall sollte abgewogen werden, ob die Vorteile auch die Nachteile wettmachen, und sich in jedem Fall der Auswirkung von Verwaltungskultur auf die Bedienbarkeit, Durchführbarkeit, Effizienz und Komplexität von Abläufen bewusst gemacht werden.   

Wir durften während unserer Recherche ambitionierte Beschäftigte treffen, die immer wieder das Engagement aufgebracht haben, Prozesse und Vorgehen an angemessenen Stellen zu entschlacken. Frau Baumholz beschreibt es als “beinahen Kampf, den man jeden Tag austrägt”, und genau dieser Anspruch, Verwaltungskultur zu evaluieren und Veränderung zu schaffen, muss ein prägender Aspekt des Mindsets innerhalb der Verwaltung sein, damit der Mut gefunden werden kann, um die Entscheidung zu fällen: “Was macht Sinn, und was kann weg?”

Weiterführende Links

Online-Verwaltungslexikon olev.de

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