Die kooperative Kraft von Hochschule und Verwaltung

Wie Verwaltungen und Hochschulen gemeinsam voran kommen.

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Best-Practice, Praxistipps, Strategisch

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19. März 2024

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Sophie Ittenbach

In einer Welt, die von digitalen Innovationen durchdrungen ist, erfährt auch der öffentliche Sektor eine unaufhaltsame Transformation. Die veränderten Strukturen und Arbeitsweisen, wie der Umgang mit neuen digitalen Tools und Plattformökonomien, stellen ganz neue Anforderungen an die Mitarbeiter:innen der Verwaltung. So verändert die Verwaltungsmodernisierung nicht nur Arbeitsplätze und Inhalte, sondern fordert gänzlich neue interdisziplinäre Personalanforderungen. Grundlegende digitale Kompetenzen und ein systematisches Verständnis von IT und E-Government werden immer mehr vorausgesetzt.

An vielen Stellen wird jedoch davon ausgegangen, dass die derzeit Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung nur unzureichend auf die zunehmende Digitalisierung vorbereitet sind und dass sich auch für nachfolgende Generationen ein erhebliches Qualifikationsproblem ergeben wird (siehe hierzu auch: Qualifikationsoffensive E-Government). Ebenso machen der Fachkräftemangel und die Problematik, neue qualifizierte Mitarbeiter:innen für die Verwaltung zu begeistern, eine Modernisierung der Ausbildungsgestaltung unumgänglich. Um eine wirkungsvolle Weiterentwicklung der Verwaltung garantieren zu können, ist daher eine umfassende Qualifizierungsoffensive nötig.

“Es braucht diverse Ausbildungswege in der öffentlichen Verwaltung. Das ist das A und O.”

– Prof. Dr. Thomas Meuche

Vor diesem Hintergrund gewinnen Studiengänge im Bereich der digitalen Verwaltung zunehmend an Bedeutung. Welche Chancen diese für die öffentliche Verwaltung tatsächlich bieten und wie Kommunen mit Hochschulen kooperieren können, um gegenseitig voneinander zu profitieren, erklären wir in diesem Artikel. Wir nähern uns dem Thema der Aus – und Weiterbildung in der öffentlichen Verwaltung unter der Betrachtung ausgewählter Studiengänge zu Digitaler Verwaltung und E-Government. Dabei konnten uns die Experten Prof. Dr. Thomas Meuche und Prof. Dr. Dr. h. c. Jörg Becker, wertvolle Impulse und Einblicke in die Ausgestaltung dieser universitäreren Bildungsangebote gewähren.

Von traditionellen Strukturen zu digitalen Kompetenzen – Digitale Verwaltung studieren

Prof. Dr. Meuche, der sowohl den „Bachelorstudiengang Digitale Verwaltung“ als auch das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof leitet, betont, dass das eigentliche Problem in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nicht in den Technologien liegt, sondern in den historisch bedingten Strukturen und Prozessen. Die klassische Ausbildung in der Verwaltung ist nach wie vor stark juristisch geprägt und bildet oft ein Hindernis für die Einführung moderner digitaler Arbeitsweisen. Organisationen bestehen somit oftmals aus Mitgliedern, die sehr uniform denken. Was zunehmend wichtiger wird, ist jedoch gerade die Offenheit für neue Technologien und ein Verständnis für aktuelle Entwicklungen in Bezug auf digitale Themen und neue Modernisierungswege. Die Beschäftigten sprechen und denken allerdings noch zu sehr in Routinen, was daran liegt, dass die derzeitige Ausbildung die Menschen genau dahin ausbildet. Laut Meuche ist die Digitalisierung in der Verwaltung auch gerade aus diesem Grund so schwierig.

„Es wurde ein sich selbst reproduzierendes System geschaffen, indem Personen mit langjähriger Verwaltungserfahrung die Lerninhalte bestimmen, die dann von Mitarbeitenden aus der Verwaltung weitervermittelt werden. So kann kein neues Denken entstehen.”

“Es ist ein Kulturproblem und das liegt am Ausbildungsproblem. Wir brauchen einfach anders qualifizierte Leute.”

— Prof. Dr. Thomas Meuche

Bereits die HöD-Studie der Rektorenkonferenz der Hochschulen für den öffentlichen Dienst (RKHoeD) aus dem Jahr 2019 zeigte, dass zwar viele Hochschulen den Bedarf an Digitalisierung schon seit längerem erkennen, bis dato jedoch nur wenige konkrete Angebote entwickelt wurden. Die Idee zur Implementierung eines Studienganges, der sich primär mit Themen der digitalen Verwaltung beschäftigt, wird daher erst seit ein paar Jahren Stück für Stück an deutschen Hochschulen realisiert. Um sich einen Überblick zum aktuellen Angebot zu verschaffen, ist es sinnvoll, sich die nachfolgenden Zahlen und Fakten anzuschauen (basierend auf aktuellen Forschungsergebnissen des Projekts Qualifica Digitals (2023):

Der Großteil der Verwaltungsausbildung in Deutschland erfolgt über die Hochschulen für den öffentlichen Dienst (HöD) (Angebote durch weitere Hochschulen ergänzt)
Insgesamt gibt es in Deutschland 38 Hochschulen für den öffentlichen Dienst, die bundesweit auf 69 Haupt- und Neben Standorte verteilt sind
Davon bilden 20 Hochschulen in 26 Studiengängen ausschließlich für Allgemeine Verwaltung aus
Von diesen Studiengängen haben nur ca. vier einen Digitalisierung Schwerpunkt (z.B. „Digitales Verwaltungsmanagements“, „Digitale Verwaltung“)

Aufgrund der großen Heterogenität und Performanceunterschiede der Hochschulen, variiert die Ausgestaltung dieser Studiengänge stark. Während einige bereits digitale Schwerpunkte aufweisen, müssen andere noch nachholen.

Der Masterstudiengang “E-Government” an der Universität Münster

Der Masterstudiengang “E-Government” an der Universität Münster ist ein Beispiel für eine innovative und praxisnahe Ausbildung im Bereich der digitalen Verwaltung. Mit einer Studiendauer von vier Semestern und berufsbegleitenden Präsenz sowie Online- Modulen bietet dieses Weiterbildungsangebot eine flexible Möglichkeit für Berufstätige, ihre Kompetenzen zu erweitern. Prof. Dr. Dr. h. c. Jörg Becker, wissenschaftlicher Studiengangsleiter und Experte auf dem Gebiet der digitalen Verwaltung, hebt hervor, dass ein großer Bedarf an Kompetenzschulungen in der öffentlichen Verwaltung besteht, was ihn auch zur Entwicklung des Studienprogramms motivierte. Der Studiengang konzentriert sich auf sieben praxisbezogene Module im Bereich E-Government und Informationsmanagement, die theoretisch-wissenschaftliche Fragestellungen sowohl methodisch als auch mit einem starken Praxisbezug verbinden. Die Kompetenzvermittlung umfasst verschiedene Aspekte wie IT-Governance, Daten- und Prozessmanagement, Projektmanagement, IT-Architektur, Plattformökonomie, IT-Recht sowie Change Management und Führung. Das Studium beinhaltet auch die Arbeit an einem eigenen Projekt, das Studierende in ihrer eigenen Organisation durchführen können. Die Kombination aus Methoden -, Domäne-, und technischen Wissen ermöglicht den Teilnehmenden somit die Gestaltung und effiziente Nutzung von modernen Anwendungen in der öffentlichen Verwaltung zu verstehen und anzuwenden. Zusätzlich zum Masterstudiengang gibt es einen ergänzenden berufsbegleitenden Zertifikatstudiengang, der die Möglichkeit bietet, spezifische Kompetenzen gezielt zu vertiefen.

Die Vorteile dieses Studiengangs sieht Becker insbesondere darin, dass alle Dozierenden Experten auf ihrem Gebiet sind und ein tiefes Verständnis für die öffentliche Verwaltung mitbringen. Auch von den Teilnehmer:innen wird der Studiengang als äußerst bereichernd beschrieben. Die intensive Betreuung, die motivierten Teilnehmer:innen und die praxisnahe Ausrichtung des Studiengangs machen ihn zu einer hervorragenden Wahl für alle, die ihre Kompetenzen im Bereich der digitalen Verwaltung erweitern möchten.

“Das bringt auch die öffentliche Verwaltung voran. Mit jedem Absolventen, der dann in der Verwaltung arbeitet, hat man jemanden, der wirklich fit ist und die Dinge auch mit den richtigen Entscheidungen vorantreiben kann.”

– Prof. Dr. Dr. h. c. Jörg Becker

Der Bachelorstudiengang „Digitale Verwaltung“ an der Hochschule Hof

Auch der Bachelorstudiengang „Digitale Verwaltung“ an der Hochschule Hof ist ein weiteres Beispiel für eine praxisnahe und zukunftsorientierte Ausbildung für die öffentliche Verwaltung. Dieser berufsbegleitende Studiengang wird ausschließlich online angeboten, ermöglicht den Studierenden jedoch durch seine stark interaktive Ausrichtung die Aneignung notwendiger Kompetenzen. Mit einer durchschnittlichen Studienzeit von 8 Semestern und dem Abschluss als Bachelor of Arts bietet er eine umfassende Vorbereitung auf Modernisierungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung. Auch die Buchung von Zertifikaten mit 3 bzw. 6 Modulen, die in einem bzw. zwei Semestern zu absolvieren sind, ist möglich. Um den Herausforderungen einer angemessenen Qualifizierung zu begegnen, legt der Studiengang seinen Schwerpunkt auf die Vermittlung von Systemverständnis, Servicemanagement, Daten- und Prozessverständnis, die Anwendung digitaler Technoloigien, sowie Recht und Organisationsfragen. Neben den Professoren, die alle über entsprechende praktische Erfahrungen verfügen, vermitteln auch Lehrbeauftragte mit Erfahrungen in der Transformation von Behörden anwendungsorientiertes Wissen. Durch ihre Expertise gestalten sie die Lehrveranstaltungen so, dass den Studierenden eine praxisnahe Ausbildung geboten wird. Interaktive Projekte und Gruppenarbeiten ermöglichen zudem, das Wissen unmittelbar in die Praxis umzusetzen und Lösungen für reale Herausforderungen zu entwickeln. Der ebenfalls berufsbegleitende Online Masterstudiengang “Digitale Transformation” greift auf dasselbe Lehrkonzept zurück und bietet sich vor allem für Quereinsteiger an.

“Wir wollen, dass die Leute, die unsere Vorlesung besucht haben, am nächsten Tag wissen, was sie anders machen müssen in ihren Organisationen.”

– Prof. Dr. Thomas Meuche

Die Ausbildung zielt nicht nur darauf ab, ein technisches Know-how zu vermitteln, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Schnittstelle zwischen Digitalisierung und Verwaltung zu entwickeln, um das Erkennen von Modernisierungs-Potenzialen zu fördern. Diesen Aspekt der Kompetenzvermittlung sieht Meuche als besondere Chance für die Praxis.

“Wir brauchen Leute, die in Prozessen und Datenstrukturen denken können und die damit die Grundlagen haben, überhaupt über eine effizientere moderne, anders strukturierte Verwaltung nachdenken zu können.”

– Prof. Dr. Thomas Meuche

Anhand dieser Beispiele wird deutlich, dass Studiengänge mit einem Schwerpunkt auf der Vermittlung digitaler und moderner Kompetenzen künftig sehr entscheidend sein werden für die öffentliche Verwaltung. Die Ausgestaltung durch Praxisnähe, Interdisziplinarität, Flexibilität und die Expertise von Lehrenden aus der Verwaltungspraxis eröffnet weitreichende Chancen auf eine verbesserte Qualifizierung von Verwaltungsmitarbeiter:innen.

Hochschule und Kommune in Kooperationen

Hochschulen, insbesondere die für den öffentlichen Dienst, sollten sich als Vorreiter und Partner im digitalen Wandel verstehen, da sie durch angewandte Forschung und Praxisprojekte ein grundlegendes Bewusstsein für den digitalen Wandel schaffen können. Das Erkennen des Potentials einer engeren Kooperation zwischen Hochschulen und Kommunen scheint daher mehr als notwendig. Mehr Interaktion als Konsum von Wissen ist gefragt. Eine effektive Zusammenarbeit kann dazu beitragen, Innovationsräume zu schaffen und Perspektiven sowohl für Lehre als auch Praxis zu entwickeln.

Die Gründung des Kompetenzzentrums Digitale Verwaltung (KDV) an der Hochschule Hof im Frühjahr 2021 ist ein gelungenes Beispiel und markiert einen bedeutenden Schritt in der Zusammenarbeit zwischen Hochschulen und Kommunen. Unter der Leitung von Prof. Dr. Thomas Meuche und Prof.Dr. Heike Markus verfolgt das KDV das Ziel, Forschungsprojekte mit praxisorientierter Lehre zu verknüpfen und Best-Practice-Ansätze der Digitalisierung in der Verwaltung umzusetzen. Vertreter:innen und Organisationen der öffentlichen Verwaltung können sich dabei aktiv mit konkreten Fragestellungen und Projekten an das KDV wenden. Durch gemeinsam erarbeitete Pilotanwendungen sollen dann Lösungen entwickelt werden, um die Verwaltung zu verbessern. Daraus ergibt sich auch die Verbindung zum Studiengang: Studierende haben die Möglichkeit, in Lehrveranstaltungen Lösungen für konkrete Probleme der Verwaltung zu erarbeiten, während Kommunen von neuen Erkenntnissen und innovativen Ansätzen profitieren. Das KDV ist in seiner Arbeit zudem nicht nur auf Bayern beschränkt, sodass es mittlerweile mit vielen unterschiedlichen Städten, Landkreisen, Landesämtern und Ministerien zusammenarbeitet.

Als weitere bedeutende Initiative zur Kooperationsförderung benennt Prof. Dr. Dr. h. c. Becker die Forschungsgruppe „Digitale Mittelstadt der Zukunft”. Diese setzt sich aus Personen verschiedener wissenschaftlicher Disziplinen zusammen und führt Erhebungen in Kommunen zum Status der Digitalisierung durch, um konkrete Projekte und Zusammenarbeit anzustoßen. Mit etwa 40 beteiligten Kommunen werden die Teilnehmer:innen aktiv in den Forschungsprozess eingebunden und erarbeiten ihre Themen gemeinsam in Workshops. Zusätzlich dazu veranstaltet die Universität Münster mit dem European Research Center for Information Systems (ERCIS) jährlich eine Tagung zum Thema Methoden und Werkzeuge der Verwaltungsmodernisierung (MEMO), an der etwa 300-400 Teilnehmer aus Kommunalverwaltungen, Ämtern, Ministerien und anderen Behörden teilnehmen. Die gegenseitige Motivation, gemeinsam voranzukommen, hebt Becker als besonderen Erfolgsgaranten hervor.

“Wir haben ein Forschungsinteresse und die Kommunen haben ein Interesse daran voranzukommen. Und die Kombination macht sich wirklich gut.”

– Prof. Dr. Dr. h. c. Jörg Becker

Wie können Kommunen mit ihren Hochschulen zusammenarbeiten?

Eine umfassende Qualifizierungsoffensive innerhalb der Aus- und Weiterbildungsprogramme der Verwaltung erfordert folglich eine aktive Zusammenarbeit zwischen Kommunen und Hochschulen. Dabei spielt insbesondere die Bereitschaft von Führungs – und Entscheidungsträgern aus der Verwaltung eine entscheidende Rolle. Die Möglichkeiten zur Kooperation sind dabei zahlreich:

Praxis – und Forschungsprojekte: Kommunen und Ämter können mit den Hochschulen gemeinsame Projekte organisieren. Dabei können konkrete Herausforderungen oder Digitalisierungsprojekte aus der Verwaltungspraxis bearbeitet werden. Dies bietet auch den Studierenden die Möglichkeit, ihr theoretisches Wissen in der Praxis anzuwenden und gleichzeitig einen Beitrag zur Weiterentwicklung der Verwaltung zu leisten. Zudem spielen Forschungskooperationen einen wesentliche Rolle, die bspw. durch Initiativen wie KDV angestoßen werden können. Sie ermöglichen es, gemeinsam innovative Lösungsansätze für digitale Herausforderungen zu entwickeln, die sowohl für die Wissenschaft als auch für die praktische Anwendung in der Verwaltung von großem Nutzen wären.

Gastvorträge und Expertenkreise: Expertenkreise und Vorlesungen an den lokalen Hochschulen können einen wichtigen Beitrag leisten. Indem man dort verschiedene Akteure und Experten zum Thema Digitalisierung zusammenbringt, kann eine Bündelung von Expertise und Wissen ermöglicht werden, die dabei hilft, die wirklich wichtigen Themen und Inhalte zu filtern und zu fokussieren. Wenn Kommunen und Ämter ihre Experten als Gastdozenten oder Referenten anbieten, können diese Erfahrungen und Best Practices aus ihrer Arbeit teilen, um einen erweiterten Praxisbezug für die Studierenden herstellen und einen realistischen Einblick in die Herausforderungen und Möglichkeiten der digitalen Verwaltung zu verdeutlichen.

Netzwerkausbau: Eine organisierte Vernetzung und Austausch an fachlichen Netzwerken, Tagungen oder Workshops kann dabei helfen, den Erfahrungsaustausch zu fördern und Wissen zu teilen. So können insbesondere Netzwerke und Initiativen zur Förderung digitaler Kompetenzen (z.B. Digital Akademie; eGov-Campus ; Kommunal Campus) auch als Plattform für gemeinsame virtuelle Lehre dienen. Durch das Mitwirken innerhalb dieser Netzwerke realisieren Kommunen einen wesentlichen Beitrag, um Hochschulen in der Lehre zu unterstützen und Ressourcenprobleme anzugehen. Es bietet zudem eine erste Möglichkeit, persönliche Kontakte zu knüpfen und Gespräche über mögliche Kooperationsprojekte anzustoßen. Auch die Beteiligung an Medien Laboren stellt eine Möglichkeit dar, fachliche Unterstützung zur Produktion professioneller Lerninhalte für Lehrende einzurichten. Diese Maßnahmen bieten eine große Chance darauf, Lernpfade für die eigenen Mitarbeiter:innen zu verbessern und ein intraorganisationales Wissensmanagement auszubauen (siehe hierzu auch Kommunale Digitallotsen).

Indem Kommunen diese Strategien nutzen und aktiv auf Hochschulen zugehen, können sie die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Bereich der digitalen Verwaltung schaffen und gemeinsam zur Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter:innen sowie der Kommune als Ganzes beitragen. Trotz der grundsätzlichen Einsicht in die Sinnhaftigkeit von Kooperationen gibt es jedoch weiterhin eine gewisse Hemmschwelle, von außen direkt an die Universität heranzutreten. Prof. Dr. Dr. h.c. Becker betont daher abschließend die Offenheit der Hochschulen für Anfragen der Kommunen, um von den Möglichkeiten einer Zusammenarbeit zu profitieren.

“Da kann ich alle Kommunen nur ermuntern: haben Sie keine Scheu, es gibt keine Hemmschwelle. Wir sind Menschen, die sich freuen, wenn man auf sie zukommt.”

– Prof. Dr. Dr. h. c. Jörg Becker

Entscheidungsträger:innen aufgepasst – Schlussfolgerungen für aktives Handeln

Ohne Modernisierungs-Kompetenzen und eine daran konsequent angepasste Aus- und Fortbildungsoffensive werden Verwaltungsmitarbeiter:innen auf lange Sicht nicht mehr in der Lage sein, angemessene Entscheidungen zu treffen oder die notwendige Durchsetzungskraft für eine nachhaltige digitale Verwaltungslandschaft zu entwickeln. Insbesondere Hochschulen sollten sich hierbei als Partner von digitaler Transformation begreifen. Wenn das Bildungssystem jedoch weiterhin an gewohnten Strukturen festhält, läuft es Gefahr, nicht ausreichend auf diese Mission vorbereitet zu sein.

Für die Verwaltung geht es darum, Menschen zu gewinnen, die über Innovationskraft und den Willen zur Optimierung verfügen, um aus eigenem Antrieb Transformationsprozesse mitzugestalten. Hochschulbezogene Kooperationen müssen als wesentlicher Motor für diesen Fortschritt angesehen werden. Wenn von Seiten der Kommunen ausreichend Motivation vorhanden ist, Ressourcen wie Zeit, Geld und Energie zu investieren (z.B. durch öffentliche Fördermittel für kommunale Projekte) können Kooperationen dazu beitragen, gemeinsame Herausforderungen zu bewältigen und innovative Lösungsansätze für die Praxis zu entwickeln. Entscheidungsträger:innen der Verwaltung können und sollten sich dem Thema daher nicht verschließen und frühzeitig dafür sorgen, Bildungsangebote für ihre Beschäftigten zu unterstützen und sich dadurch bei ihren Nachwuchskräften zu engagieren. Es lohnt sich, aktiv auf Hochschulen zuzugehen und es ist auch notwendig, um langfristige Transformationsprozesse für die eigene Kommune voranzutreiben.

Selbst aktiv werden

Um Kommunen konkrete Schritte der Umsetzung mit an die Hand zu geben, sollen abschließend ein paar hilfreiche Tipps aufgeführt werden.

Um direkt aktiv zu werden und zu schauen, welche Optionen zur Kooperation im eigenen Umfeld möglich sind, kann beispielsweise auf kostenlose KI – Tools wie der Recherche-KI Perplexity AI (optional auch Google Anfragen) zurückgegriffen werden. Hierzu ist es lediglich notwendig, dem Programm die Frage, angepasst an das entsprechende Interesse, zu stellen und schon erhält man erste Impulse sowie Anlaufstellen für mögliche Kooperationspartnerschaften

Beispiel: Ich bin [Ihre Stadt/Kommune/Bezirk]. Nenne mir bitte Hochschulen in meinem Umfeld, mit denen eine potentielle Kooperation für ein Projekt zum Thema [Ihr Thema] möglich wäre.

Hat sich durch die erste Recherche eine sinnvolle Identifikation von Hochschulen ergeben, lohnt es sich, den Kontakt zu den Ansprechpartnern der Organisationen direkt zu suchen. Die Formulierung aussagekräftiger E-Mails eignen sich in der Regel am besten, um Interesse an einer Zusammenarbeit zu bekunden und konkrete Informationen zu Kooperationsmöglichkeiten einzuholen.

Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Als [Ihre Stadt/Kommune/Bezirk/Amt] sind wir auf der Suche nach potenziellen Kooperationspartnern für ein Projekt zum Thema [Ihr Thema]. Bei unserer Recherche sind wir auf Ihre Institution aufmerksam geworden und haben festgestellt, dass sich eine Kooperation sehr lohnen könnte. Wir sind daran interessiert, Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Hochschulen zu erkunden, um die digitale Transformation der Verwaltung mit einer ganzheitlichen Sicht zu unterstützen und unser Wissen in diesem Bereich zu erweitern. Insbesondere interessant fänden wir:

[Punkt 1]
[Punkt 2]
[Punkt 3]

Gerne würden wir einen Termin vereinbaren, um persönlich über weitere Details zu sprechen. Wir sind davon überzeugt, dass eine Zusammenarbeit für beide Seiten von großem Nutzen sein könnte, sowohl um Praxisinhalte in Studiengänge einzubinden, und um unsere Verwaltung nahbarer und nach außen hin attraktiver zu machen.

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören. Für weitere Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Signatur]