Von 3 Tagen auf 20 Minuten

Zeitgewinnung in der Verwaltung durch kreativen Einsatz von ChatGPT.

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Fallbeispiele, Praxistipps

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21. Juni 2023

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Inka Mertens & Jan Henric Over

Wer noch nicht von ChatGPT gehört hat, lebt vielleicht unter einem Stein. Die revolutionäre KI aus den USA kann Gespräche auf Augenhöhe führen, Fragen beantworten und etliche Aufgaben übernehmen. In jüngster Zeit ist ChatGPT sogar in der Verwaltung zu finden: Die Stadt Schorndorf setzt ChatGPT in der täglichen Arbeit ein, um an vielen Stellen Zeit zu sparen.

VIRTUELLE ASSISTENTEN IN DER VERWALTUNG

Durch ChatGPT ist es möglich, mithilfe eines Computers mit Internetanschluss jederzeit eine virtuelle Assistenz in Anspruch zu nehmen. Die Fähigkeit von ChatGPT, Text zu produzieren und Aufgaben zu lösen, übertrifft in zeitlicher Hinsicht bereits die von Menschen. Gerade da sich deutsche Verwaltungen stellenweise mit Zeitmangel konfrontiert sehen, kann ChatGPT hier schnelle Abhilfe schaffen.

Zu den “Early Adopters” von ChatGPT in der Verwaltung zählt Philipp Stolz, Stabsstellenleiter für Digitalisierung in Schorndorf. Stolz nutzt ChatGPT vor allem in Meetings und für deren Vorbereitung. Er hat uns berichtet, wie man das Meiste aus der KI für das Arbeiten in der Verwaltung herausholen und damit einen echten Zeitgewinn realisieren kann.

80% ZEITERSPARNIS DURCH KÜNSTLICHE INTELLIGENZ

Philipp Stolz berichtet, dass die KI beispielsweise beim Erstellen von Konzepten viel Zeit erspart, sodass bei einigen Aufgaben keine wertvolle Arbeitszeit mehr für die Grobkonzeption eingeplant werden musste. So fällt die Vorbereitung einer Task in die “Hände” der KI und kann der beauftragten Person eine Übersicht und grobe Struktur schaffen, wodurch die Mitarbeiter:innen ihr Know-how vollends auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren können.

ChatGPT ist ein Rundumpaket, das in keiner Verwaltung mehr fehlen sollte. Die KI lernt aus Interaktionen und ist somit beinahe universal einsetzbar. Trotzdem ist es wichtig, präzise Sprache zu verwenden und den Chatbot vorher über Sachverhalte zu informieren. Hier gilt vor allem Geduld, denn meistens ist der erste Ansatz der KI nicht perfekt. Aber mit etwas Hilfe Ihrerseits und Übung auf Seiten der KI, kann eine Zusammenarbeit viele Vorteile bringen, wie uns die Anwendungsbeispiele der Stadt Schorndorf zeigen:

Leichte Sprache. Im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit kann nachgeholfen werden – beispielsweise indem Texte schnell in leichte Sprache übersetzt werden.
Tools & Methoden. Für Workshops und andere Veranstaltungen kann die KI nach passenden Auflockerungstools, Spielen und Methoden gefragt werden.
Konzepterstellung. Einer der Haupteinsatzzwecke ist die Erstellung von Konzepten, von thematischen Workshops bis hin zu ganzen Erstentwürfen für Projektkonzepte.
Wissensfragen. ChatGPT kennt auf die meisten Fragen eine Antwort und kann sogar komplexe Themen in verständliche Happen herunterbrechen.
Programmieren. Neben der Erstellung von Konzepten kann auch das Schreiben von Computerprogrammen von ChatGPT um ein Vielfaches beschleunigt werden.

Wie also implementieren wir diese neue Art von Hilfe in der Verwaltung? Philipp Stolz empfiehlt: Einfach ausprobieren! Und das unter dem Motto:

“Wir sind die Nerds, wir dürfen das!”

– Philipp Stolz, Stadt Schorndorf

Natürlich ist die KI nicht nur für Nerds – mit sorgfältiger Planung und Vorbereitung kann bei jedem sichergestellt werden, dass die Einbindung reibungslos verläuft. Es ist ratsam, zunächst klein anzufangen, und ChatGPT schrittweise in bestimmten Bereichen einzusetzen, um Erfahrungen zu sammeln und mögliche Herausforderungen zu identifizieren.

UND WO IST DER HAKEN?

→ ChatGPT kann falsch liegen.

Die aktuelle öffentliche Version des Chatbots von OpenAI besitzt einen Datenstand von 2021 und hat keinen Zugriff auf aktuellere Einträge des Internet. Dies kann bei politischen Themen und aktuellen Angelegenheiten zu Hindernissen führen. Zudem kann seine statistische Funktionsweise dazu führen, dass die KI Antworten generiert, die auf den ersten Blick souverän erscheinen, sich aber nach kurzer Recherche als unbrauchbar entpuppen. Daher gilt immer: Fact-checken!

Geheimtipp: Der Bing Chatbot ist ähnlich wie ChatGPT aufgebaut und hat sogar Zugriff auf das Internet, benötigt jedoch die neueste Version von Microsoft Edge.

→ Datenschutz ist ein Thema.

In der Verwaltung werden sensible Informationen und persönliche Daten verarbeitet. Ein verantwortungsvoller Umgang mit ChatGPT erfordert klare Richtlinien und Mechanismen, um den Schutz der Privatsphäre zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern. Der Chatbot sollte grundsätzlich niemals mit sensiblen Daten gefüttert werden. Wie mit allen anderen Anwendungen sollte hier pflichtbewusstes Handeln an erster Stelle stehen. Dann sollten keine Bedenken bezüglich der Einbindung von KI bestehen.

Unsere Faustformel: Geben Sie nichts an den Chatbot, was Sie nicht auch googeln würden.

FAZIT

Die Verwendung von ChatGPT in der Verwaltung markiert einen bedeutsamen Fortschritt in der Nutzung von Künstlicher Intelligenz. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Bereitstellung personalisierter Benutzererfahrungen kann ChatGPT die Effizienz steigern und an vielen Stellen weiterhelfen. Dennoch müssen die Grenzen und Herausforderungen, wie Datenschutz und menschliche Interaktion, berücksichtigt werden.

Unsere Empfehlung: Trauen Sie sich, Dinge auszuprobieren. Die Nutzung von ChatGPT in kleinen Schritten erfordert kaum Vorwissen oder Aufwand, und hat, sofern man sich an einfache Regeln hält, kaum Risiken. Mit ein bisschen Mut und nur wenigen Minuten Ihrer Zeit können auch Sie diese bahnbrechende Technologie nutzen, um Ihre tägliche Arbeit zu erleichtern.